契約書の作成やチェックは、企業にとって重要な業務です。しかし、注意を怠ると多くのミスが発生しやすくなります。ここでは、契約書作成やチェック時によくあるミスと、その回避方法について解説します。
よくあるミスとその回避方法
- 甲乙を反対にしてしまう
契約書の冒頭で「甲」と「乙」を特定しますが、途中で入れ替わってしまうことがあります。このミスは契約の意味を大きく変えてしまい、不要な義務を負う可能性があります。
- 法定記載事項が抜けている
一部の契約書には、法律で記載が義務付けられている事項があります。これを「法定記載事項」といい、記載がない場合は契約が無効となることがあります。
- 公正証書にしなければならない書面を公正証書にしない
特定の契約書は公正証書にする必要があります。例えば、事業用の定期借地権契約書などです。通常の書面で作成すると、期待する効果を得られないことがあります。
- 契約日付を勝手に遡らせる
契約書の日付を実際の締結日より遡らせると、契約の実態とズレが生じ、無効を主張されるリスクが高まります。
- 取引の実態を反映しない
契約書は取引の実態を反映する必要があります。テンプレートを使用する場合でも、実態に合わせてカスタマイズすることが重要です。
- 虚偽の契約書を作成してしまう
取引実態がないのに契約書を作成すると、いったん作成した契約書の内容に拘束される可能性があります。
- 社内の決裁手続きを無視してしまう
社内の決裁手続きを無視すると、後に大きな問題が発生する可能性があります。社内の手続きを遵守することが重要です。
- 契約締結権限のない人が契約締結してしまう
契約書は代表取締役などの権限者が締結しないと無効となる可能性があります。
- 相手を信頼しすぎてしまう
相手を信頼しすぎて契約書の内容を甘く見てしまうと、後で不利な状況に追い込まれることがあります。
- リスクを見落としてしまう
契約書にはリスクが潜んでいることが多いです。チェックや作成時には、リスクをしっかりと見極めることが重要です。
トラブルやリスクを避けるための注意点
- 1日おいてしっかり表記を読み返す
契約書のチェックや作成業務を終えたら、必ず時間を置いて何度も見返しましょう。同じ日に何度も読み直しても、ミスは見つけにくいものです。
- 甲乙の表現を使わない
契約書において「甲」や「乙」の表現を使わず、当社やお客様などの表現にすることで、混乱を避けることができます。
- 法律による規制内容をチェックする
法定記載事項や公正証書の必要性など、法律による規制内容を確認し、遵守することが重要です。
- 目的を理解して契約書を作成する
契約書の目的を明確にし、それに沿った内容を作成することが重要です。
- 現場担当者に実態を確認
取引実態を現場担当者に確認し、実態に沿った契約書を作成することが重要です。
契約書の作成やチェック時にミスを防ぎ、トラブルを予防するためには、細心の注意が必要です。企業担当者は、法律の専門家や顧問弁護士の助言を活用し、リスクを最小限に抑えるよう努めましょう。